Effizienzgesetz

Ich begrüße das Ziel des Effizienzgesetzes, entbehrliche Berichts-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten abzubauen. Aus meiner beruflichen Erfahrung in der Hochschulverwaltung bleibt der Entwurf allerdings deutlich hinter dem tatsächlichen Entlastungsbedarf zurück. Viele Belastungen entstehen durch das Zusammenwirken von Fachrecht, Verwaltungsvorschriften, Förderbedingungen, vertraglichen Nachweispflichten und wiederkehrenden Abfragen. Diese Anforderungen werden durch den vorgesehenen Abbau einzelner Pflichten nur teilweise erfasst. Gerade kleine Hochschulen müssen mit begrenzten Verwaltungskapazitäten vielfach dieselben Anforderungen erfüllen wie große Einrichtungen.

Das Gesetz sollte deshalb als erster Schritt verstanden werden. Auch darüber hinaus braucht es spürbare Vereinfachungen im Verwaltungsalltag. Ansatzpunkte sind die Vermeidung mehrfacher Datenerhebungen, die Zusammenführung ähnlicher Nachweise und eine stärkere Berücksichtigung der Größe und der tatsächlichen Risiken einer Einrichtung. Bereits vorhandene Informationen sollten möglichst genutzt werden. Entfallende Berichtspflichten sollten nicht durch vergleichbare regelmäßige Abfragen faktisch fortgeführt werden.

Für den Gesetzentwurf rege ich an, die im Koalitionsvertrag vorgesehene grundsätzliche Befristung neuer Pflichten auf fünf Jahre aufzugreifen. Bei fortbestehenden Pflichten sollte nachvollziehbar sein, weshalb sie weiterhin benötigt werden. Ebenso sollten die betroffenen Einrichtungen leicht erkennen können, welche Anforderungen künftig entfallen und welche bestehen bleiben. Die Umsetzung darf dabei nicht selbst neue umfangreiche Prüf- und Dokumentationsaufgaben auslösen. Für den Hochschulbereich wäre es sinnvoll, weitere Vereinfachungsmöglichkeiten im bestehenden Austausch zwischen Wissenschaftsministerium und Hochschulen aufzugreifen. Entscheidend ist, dass die Entlastung bei den Einrichtungen tatsächlich ankommt und mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben bleibt.

Das Effizienzgesetz setzt ein starkes Zeichen dafür, Bürokratie nicht nur punktuell zu reduzieren, sondern landesrechtliche Berichts-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen. Besonders überzeugend ist die Umkehr der Begründungslast: Künftig sollte nachvollziehbar dargelegt werden, warum eine Pflicht weiterhin erforderlich ist.

Damit das große Entlastungspotenzial auch praktisch sichtbar wird, wäre eine möglichst frühzeitige und transparente Konkretisierung der betroffenen Pflichten wünschenswert. Eine öffentlich einsehbare Liste der künftig entfallenden beziehungsweise beizubehaltenden Pflichten würde Planungssicherheit schaffen und den Nutzen des Vorhabens für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Kommunen und Einrichtungen greifbar machen.

Als Betreiber eines Hotels in Baden-Württemberg mit einem Außenpool begrüße ich das Ziel des Effizienzgesetzes ausdrücklich.

Bei der regelmäßigen Überwachung unseres Hotelpools wurde von uns unter Berufung auf die UBA-Empfehlung verlangt, an jedem Betriebstag drei Handmessungen unter anderem des freien und gebundenen Chlors durchzuführen und im Betriebstagebuch zu dokumentieren.

Aus unserer betrieblichen Praxis stellt sich die Frage nach dem tatsächlichen Mehrwert dieser starren Vorgabe. Die Wasserwerte eines Schwimmbeckens sind keine statischen Größen. Sie können sich durch Badebetrieb, Wasseraufbereitung, Umwälzung und Dosierung laufend verändern. Auch Zeitpunkt und Entnahmestelle einer Handmessung können das Messergebnis beeinflussen.

Eine einzelne Handmessung stellt daher lediglich eine Momentaufnahme dar. Ein fünf Minuten später oder an einer anderen Stelle ermittelter Wert kann bereits abweichen.

Moderne Schwimmbadanlagen verfügen dagegen über automatische Mess-, Regel- und Dosiertechnik, die relevante Parameter kontinuierlich überwacht. Eine solche kontinuierliche Überwachung kann den tatsächlichen Betriebsverlauf wesentlich besser abbilden als wenige über den Tag verteilte Stichproben.

Die Anforderungen an Hygiene und Wasserqualität sollen selbstverständlich vollständig erhalten bleiben. Es sollte jedoch ermöglicht werden, starre mehrmals tägliche Handmessungs- und Dokumentationspflichten durch geeignete kontinuierliche automatische Messverfahren und elektronische Aufzeichnungen zu ersetzen. Manuelle Kontrollmessungen könnten beispielsweise in angemessenen Abständen zur Überprüfung der automatischen Messtechnik erfolgen.

Damit würde nicht die Sicherheit reduziert, sondern die Überwachung moderner, aussagekräftiger und gleichzeitig weniger bürokratisch gestaltet.

Ziel sollte sein: kontinuierlich überwachen statt mehrfach täglich Momentaufnahmen zu dokumentieren.

The objective of reducing unnecessary reporting, documentation and retention requirements is a positive step toward a more efficient public administration. However, simplification should not mean removing requirements that are essential for transparency, accountability or legal certainty.

As Mayank Bhatter has emphasized in his work and contributions concerning public and local governance, administrative efficiency is most effective when procedures remain understandable, proportionate and accessible to citizens. A systematic review of existing obligations should therefore distinguish between requirements that provide genuine public value and those that create administrative costs without a corresponding benefit.

The proposed approach could be strengthened by regularly assessing the practical impact of these obligations on citizens, businesses and public authorities, while ensuring that essential safeguards remain in place

Die bisherigen Berichts- und Dokumentationspflichten müssen auf Seiten der Behörden (Kommunen, Kreise oder Land) ebenfalls zu einem "Befassungsaufwand" bei der Entgegenahme oder Prüfung der entsprechenden Berichte geführt haben. Dieser Aufwand bzw. die entsprechenden Personalressourcen sollten zukünftig entfallen und zu einer Kostenentlastung bei den öffentlichen Haushalten führen. In diesem Fall sollte unter dieser Position der positive Effekt des Gesetztes ausgewiesen werden, damit die Einsparungen zukünftig konsequent nachgehalten und realisiert werden können. Die Entlastung gilt wahrscheinlich auch für landeseigene oder kommunale Betriebe, die dann einen höheren Gewinn ausweisen können oder weniger Zuschüsse benötigen.

Hilfreich wäre auch eine Anlage mit den jeweils betroffenen Landesgesetzten oder Verordnungen, damit nicht alle Betriebe zunächst "Nachforschungen" anstellen müssen, welche Berichts- oder Dokumentationspflicht ihren Ursprung in einem Landesgesetzt hat.

Richtiger Paradigmenwechsel – jetzt konsequent zu Ende führen

Der Ansatz des Effizienzgesetzes ist richtig: Nicht mehr die Abschaffung einer Berichts-, Dokumentations- oder Aufbewahrungspflicht muss begründet werden, sondern ihr Fortbestand. Diese Umkehr der Beweislast kann echten Bürokratieabbau ermöglichen.

Entscheidend ist jedoch, was tatsächlich entfällt. Das Gesetz sollte deshalb eine öffentliche Entlastungsbilanz vorsehen: Wie viele Pflichten wurden geprüft, abgeschafft, vereinfacht oder begründet beibehalten – und welche Zeit- und Kostenentlastung entsteht daraus? Bürokratieabbau muss an seiner Wirkung messbar sein.

Ebenso wichtig: „Wichtige öffentliche Belange“ dürfen nicht zum Einfallstor für den weitgehenden Erhalt bestehender Pflichten werden. Die Ausnahme muss begründet werden – nicht die Abschaffung.

Vor allem darf es nicht bei einem einmaligen Reset 2028 bleiben. Neue Bürokratie würde sonst anschließend wieder anwachsen. Notwendig ist ein dauerhaftes System: Sunset-Klauseln für neue Pflichten, One-in-two-out, keine unnötige Übererfüllung von Bundes- und EU-Vorgaben sowie konsequentes Once Only.

Und wo Informationspflichten notwendig bleiben, sollten die zugrunde liegenden Prozesse neu gedacht werden: Daten nur einmal erfassen, vorhandene Daten wiederverwenden, Verfahren vereinfachen und automatisieren.

Dann wird aus dem Effizienzgesetz mehr als ein Aufräumprogramm: ein neues Betriebssystem für einen einfacheren, schnelleren und handlungsfähigeren Staat.

Warum gibt es die Dokumentationspflicht? Weil es immer wieder Leute gibt die sich nicht an die Regeln halten! Ich denke, wenn wir die Pflichten aufheben, dann wird es wieder mehr "Schmuh" geben, denn dann werden Abläufe viel schwerer nachvollziehbar sein. Wir wissen doch alle, dass es Geschäftemacher bei uns gibt, die dann das ausnutzen. Und danach, wenn jemand erwischt wird – es hat dann kaum Folgen. Wenn die Doku-Pflicht weniger wird, müssen die Strafen für Verstöße deutlich mehr abschrecken. Ich denke da z.B. an die Dokumentationspflichten in der Landwirtschaft und die erhöhten Nitratwerte. Danach wird es heißen – das war ich nicht – beweist mir das mal!

Die Definition der Berichtspflicht nach § 1 Abs. 1 Nr. ist m.E. zu weit gefasst.

Lt. Begründung sind Berichtspflichten allgemein "Pflichten, Informationen mitzuteilen oder zu übermitteln."

Allerdings wird bei nahezu jedem Kontakt zwischen Behörde und Adressaten irgendeine "Information" übermittelt. Dann wäre aber jede Regelung, die einen initiativen Behördenkontakt vorschreibt, ausnahmslos als Regelung einer „Berichtspflicht“ im Sinne des § 1 EffG-E zu verstehen .  

Dies widerspricht schon sprachlich dem allgemeinen Verständnis des Wortes "Bericht" und dürfte auch nicht der Intention des Entwurfs entsprechen.

Für eine sinnvolle Abgrenzung des Anwendungsbereichs erscheint bei der Auflistung von Berichtspflichten eine Unterscheidung nötig. Es muss darauf ankommen, wozu die Übermittlung der Information dient. Erfolgt sie nur, damit die Behörde unabhängig vom Einzelfall Informationen sammeln kann? Dann handelt es sich um ein Berichtspflicht im Sinne des Gesetzes. Oder lösen die Absendenden damit im konkreten Fall eine auf sie selbst bezogene Aktivität der Behörde aus? Dann würde es sich nicht um einen „Bericht“ handeln.

Mithin dürfte etwa keine Berichtspflicht im Sinne des Gesetzes vorliegen, wenn Bürgerinnen, Bürger oder Unternehmen verpflichtet sind, einer Behörde eine bestimmte Tatsache mitzuteilen (z.B. die Fertigstellung eines Bauvorhabens), die wiederum eine Handlungsverpflichtung dieser Behörde auslöst bzw. auslösen kann.

Um die Regelung nicht uferlos zu machen bietet es sich an, die Vorgabe des § 3 Abs. 1 und 2 EffG-E, wonach Berichts-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, die „im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens“ bestehen oder auf einer „Anordnung im Einzelfall“ beruhen, nicht Gegenstand der Regelung sind, entsprechend anzupassen.

Die Ausnahmen nach § 3 müssten sinnvoller Weise auch dann gelten, wenn ein Verwaltungsverfahren noch nicht begonnen hat oder eine Anordnung noch nicht ergangen ist, dies aber gerade durch die Mitteilung der einzelfallbezogenen Information ausgelöst wird.