Ideen für Einsparungen

...es wäre interessant einmal die Uhr 10 Jahre nach vorne zu drehen. Es gibt durchaus schon valide Prognosen, welche Jobs künftig mit hoher Wahrscheinlichkeit subistituiert werden können. Dazu gehören auch Jobs in der Verwaltung. Der job-futuromat.iab.de zeigt solche Tendenzen.

Mein Kommentar soll nicht bedeuten: Baut die Jobs im Rathaus ab. Aber die Botschaft soll sein: lasst uns rechtzeitig die Weichen dafür stellen, dass wir die richtigen Kompetenzen im Rathaus haben, wenn die KI soweit ist. Ich glaube, dann hätten wir die Resourcen auf dem Rathaus fürThemen, die die KI erst einmal nicht ersetzen kann.

Diesen Weg gehen bereits führende Unternehmen und wie cool wäre es, wenn die Verwaltung ähnlich progressiv denkt und die Frage stellt "was würden wir anders tun, wenn wir als Stadtverwaltung Konkurrenz hätten und uns dem Wettbewerb stellen müssten?".

Die Frage ist durchaus schmerzlich - aber der Wandel ist da und wartet nicht auf uns.

Gut, wenn wir darauf vorbereitet sind. Die digitale Zukunft um uns herum hat längst begonnen - lasst uns sie lieber aktiv mitgestalten, anstatt abzuwarten was kommt.

Häufig werden von Besprechungen Protokolle erstellt. Wie die bei unserer Verwaltung geschrieben werden, weiss ich nicht. Für den Fall, dass die noch manuell über einen Protokollanten geschrieben werden, wäre mein Vorschlag, auf gute KI-Systeme wie Speechmind einzusetzen. Oft gehen ja z.B. Gemeinderatssitzungen einen ganzen Abend und da muss viel notiert, im nachhinein dann abgestimmt und freigegeben werden. Mit guten Apps wird die Sitzung aufgezeichnet und eine KI erstellt dann das Protokoll. Von einer anderen Gemeindeverwaltung weiß ich, dass man dort durch diese App einige Stunden pro Monat sparen kann - und der/die Mitarbeitende dann mehr wertschöpfenden Tätigkeiten nachgehen kann, als stunden lang Protokoll schreiben und abstimmen.

Generell stellt sich die Frage, was künftig die KI übernehmen kann, was ggf zu Einsparungen führen kann. Nicht, dass Personal aktiv abgebaut werden soll - aber eine vorausschauende Planung zu haben, falls es Fluktuation / Altersabgänge gibt - und man dann bereits für einen verstärkten Einsatz von KI vorbereitet ist.

Oft werden Prozesse aus Sicht der Beteiligten gestaltet. Beispielsweise weiss ich von einer anderen Kommune, dass der Bürgermeister z.B. die Social-Media-Beiträge freigeben muss. Wenn er nicht kann oder im Urlaub ist, dann gibt die Person "davor" die Beiträge frei. Weswegen muss dann also (in diesem Fall) der BM eingebunden werden? Oder: Wann muss das Bürgerbüro offen sein. Wer auswärts arbeitet, muss manchmal echt früh heim kommen, dass man noch ins Bürgerbüro kommt - oder man muss morgens später zur Arbeit kommen, weil es nur morgens einen Termin freigab. Wenn zB über eine KI einmal analysiert wird, zu welchen Uhrzeiten die Bürger die Termine brauchen und zu welchen Zeiten Clicks auf der Homepage sind, dann könnte man zeitlich auf den Bürger zugehen. Die Einsparung liegt dann darin, dass die Mitarbeiter effektiver sind, wenn sonst tagsüber verzweifelte Bürger anrufen und nach Termine fragen, weil die online-Termine nicht passen.