Das Land setzt mit dem Projekt des runderneuerten Service-Portals ‘service-bw.de‘ ein neues Online-Dienstleistungs- und Open Data-Portal neu auf. In Zusammenarbeit mit den Kommunen soll hier ein breitgefächertes und einheitliches Angebot an Online-Prozessen entstehen und für alle nutzbar sein. Dieser Ansatz ist aus Sicht der Landeshauptstadt Stuttgart der richtige Weg in Richtung Digitalisierung und eGovernment. Es zeichnet sich auch ab, dass die großen Kommunen des Landes hier mit dem Land eine Allianz bilden um die einheitliche Digitalisierung von Prozessen und Dienstleistungen voranzutreiben. Die finanziellen und vor allem aber auch personellen Ressourcen des Landes sind an dieses Ziel anzupassen - die Top 20 der am meisten genutzten Verwaltungsprozesse sollte spätestens im Laufe des Jahres 2018 online verfügbar sein und für alle Kommunen zur Einbindung in die kommunalen Internetauftritte zur Verfügung stehen.

Das Internet hat die Gewohnheiten und Ansprüche an Erreichbarkeit und Verfügbarkeit von Dienstleistungen massiv verändert und somit auch die Ansprüche diesbezüglich an die Kommunen. Ziel muss es daher sein, alle geeigneten Verwaltungsdienstleistungen über kommunale Internetauftritte online anbieten zu können (eGovernment). Dies sollte idealerweise natürlich in einem einheitlichen Format geschehen, dem Bürger sollte z.B. in Heidelberg kein anderes Online- Bürger(Service-)Konto als in Stuttgart begegnen. Auch sollten die angebotenen Online Prozesse, wie z.B. Gewerbe- oder Wohnsitzanmeldungen, einheitlich sein. Die Angebote müssen über die jeweiligen kommunalen Internetseiten mit deren Corporate Identity erreichbar sein. Bei allen Prozessen sollten Unterschriftserfordernisse geklärt und wo möglich vereinfacht werden - in das Bürger(Service-)Konto des Landes (service-bw.de) sollte, aufgrund der äußerst geringen Akzeptanz der elektronischen Nutzung des neuen Personalausweises, die Fernsignatur integriert werden. Diese ermöglicht die Nutzung von Smartphones zur Authentifizierung und Signatur von Online-Prozessen.

Veränderungsprozesse sind Chance und Herausforderung zugleich - breite Akzeptanz bei den Beschäftigten lässt sich nur bei Erkennbarkeit von Mehrwerten und Entlastung erzielen. Die Neugestaltung und Optimierung von Prozessen muss beispielsweise Medienbrüche und Mehrfacheingaben von Daten überflüssig machen und somit Prozesse verschlanken. Diese Rahmenbedingungen können jedoch die Kommunen nicht alleine verändern, hierzu benötigt es die koordinierte Unterstützung durch das Land und die kommunalen IT-Dienstleister. Die Verbindung von Online-Komponenten zu Fachverfahren im Backoffice fehlt in den meisten Fällen leider noch, diese ist zu schaffen. Auch durch proaktive Veröffentlichung von Datensätzen (Open Data) lassen sich Verwaltungskontakte durch Transparenz vermeiden, z.B. begründet durch das Landes-Informationsfreiheitsgesetz (LIFG), und präsentieren die Kommunen gleichzeitig als offene und transparente Partner und Dienstleister.

Das öffentliche Vergabewesen wird häufig als großes Hemmnis bei der Digitalisierung des öffentlichen Sektors betrachtet u.a. wegen der formellen Hürden, die insbesondere kleinere Unternehmen stark betreffen, der hohen Kosten für Bieter um sich am Verfahren zu beteiligen, der langen Verfahrensdauer bis zur Zuschlagserteilung usw. Auch verwaltungsintern hemmt die Komplexität des Vergaberechts innovative Vorhaben mit der Beteiligung externer Partner.
Hier könnte die Landesregierung die positiven Erfahrungen aus dem Konjunkturprogramm II der Jahre 2009-2011 weiterentwickeln. Mit der VwV „Beschleunigung öffentlicher Aufträge“ wurde damals beispielsweise die Wertgrenze für Freihändige Vergaben auf 100.000 EUR erhöht. Eine ähnliche Lockerung des Vergaberechts für Vorhaben, die digital@bw betreffen, bietet die Chance, dass öffentliche Verwaltungen sehr flexibel mit innovativen Unternehmen aus der Digitalisierungsbranche zusammenarbeiten können, um zeitnah neue Technologien einzusetzen, benutzerfreundliche Apps zu entwickeln usw. Gerade vor dem Hintergrund der Vielfalt und Leistungsfähigkeit von dynamischen Unternehmen in Baden-Württemberg könnten dadurch sehr schnell digitale Innovationen im öffentlichen Sektor realisiert werden.

Erforderlich zur erfolgreichen Digitalisierung sind attraktive Inhalte, die eine Verbesserung der bestehenden Situation bedeuten. Verwaltungsmitarbeiter müssen sich einbringen und mit ihren Vorschlägen Veränderungen und Prozessoptimierungen anstoßen können, aber auch neu denken dürfen. Externe Impulse aus Wissenschaft und Forschung sind besonders wichtig. Der Austausch mit den Lehrstühlen und Instituten für Verwaltungsinformatik im Land muss dauerhaft etabliert werden. Impulse aus der Politik werden aber naturgemäß die Agenda bestimmen. Ist die Politik mit Blick auf die Themenvielfalt und ihre Qualifikation dazu schon in der Lage? Daher sollten Politiker und Impulsgeber in den Parteien und Fraktionen frühzeitig auf die Digitalisierung, ihre Folgen und die Gestaltungsmöglichkeiten vorbereitet werden. Jedes Handlungsfeld muss sich mit der Digitalisierung angemessen auseinandersetzen: Sicherheit, Ordnung, Finanzen, Bildung, Wissenschaft, Umwelt, Wirtschaft, Soziales, Asyl- und Ausländerwesen, Gesundheit, Medizin, Pflege, Justiz, Straßenverkehr, Bahnverkehr, Bahnhöfe, ÖPNV, Schifffahrt, Häfen, Verwaltung, Energie, Identität, Kunst, Kultur, Theater, Museen, Bauen und Beteiligungsmanagement. Herausforderungen sind Denk- und Handlungsräume, Innovation und Kreativität, die Bereitschaft eingeschlagene Pfade zu verlassen sowie der Aufgabe angemessenes Personal und Finanzen. Wettbewerbsprogramme helfen nur bedingt, wenn es nur wenige Profiteure gibt und auf einen zeitnahen offenen Wissenstransfer der Vorschläge und der Umsetzungen verzichtet wird. Benötigt wird ein offener, breiter und dauerhafter Wissensaustausch zwischen Land und allen Kommunen über digitale Themen, allerdings nicht einmalig in einer großen Veranstaltung, sondern dauerhaft und nachhaltig mit vielen zielgruppenspezifischen Runden.

Ministerpräsident Kretschmann: „Um an der Spitze zu bleiben, müssen wir etwas riskieren. Wir müssen uns trauen, Dinge radikal neu zu denken. Wir müssen eine Innovationskultur in den Mittelpunkt unserer Politik stellen.“

Das Land und die Kommunen müssen mit Blick auf die Digitalisierung in Bildung, Ausbildung und Fortbildung investieren und die Ausbildung künftiger Verwaltungsmitarbeiter grundlegend reformieren. Mit der Landeszentrale für politische Bildung, den Fortbildungseinrichtungen im Land Baden-Württemberg, den Hochschulen und Universitäten sowie der Führungsakademie Baden-Württemberg sind Informations- und Fortbildungsformate zu definieren und zu bespielen. Im Sinne von Mitgestaltung und Open Innovation sind die Mitarbeiter vor Ort in den Behörden immer wieder in die Gestaltung der Prozesse und Produkte einzubinden. Entsprechende Formate und Veranstaltungen müssen auch Angeboten und mit Unterstützung der Personalräte breit beworben werden. Es sollte transparent aufgezeigt werden, welche Vorschläge hereinkommen und was aus den Vorschlägen wurde. Gute Vorschläge sollten öffentlich ausgezeichnet werden.

Solange die weitere Digitalisierung der Verwaltungen zu mehr Beschäftigung führt und nicht dazu dient, Beschäftigung abzubauen kann sie positiv gesehen werden. Es müsste ein Mehrwert für alle Wirtschaftssubjekte, Bürger und Verbraucher und die Unternehmen entstehen. Dabei dürfen die öffentlich Bediensteten nicht auf der Strecke bleiben. Die Mitarbeiter müssen aber bei diesen Prozessen mitgenommen werden und teilhaben können an der Entwicklung. Insbesondere sind die Personalräte bei allen Modernisierungsvorhaben zu beteiligen. Wenn neue Systeme eingeführt werden, müssen die Beschäftigten frühzeitig einbezogen und darauf vorbereitet werden. Das Ziel muss sein, dass sie durch Fortbildungen für die neuen Anwendungen fit gemacht werden. Wo Aufgabenfelder entfallen, müssen die Betroffenen so umgeschult werden, dass sie in neuen Gebieten eingesetzt werden können. Durch die Weiterentwicklung der elektronischen Verwaltung entstehen voraussichtlich auch neue Aufgabenfelder. Sicherzustellen ist auch, dass es für alle Fragen der Verwaltung auch in Zukunft die Möglichkeit des Bürgerkontakts mit Mitarbeitern geben gibt. Die Verwaltung darf den Bürgerinnen und Bürgern nicht nur noch als anonyme, unpersönliche Online-Oberfläche entgegentreten. Ob diese Art der Beteiligung die richtige Art ist, mag bezweifelt werden. Die geringen Kommentare geben zu denken.

Die VBV betreut Immobilien über den gesamten Lebenszyklus in enger Kooperation mit Ingenieuren und Unternehmen der Bauwirtschaft.
Das Projektmanagement von Bauvorhaben ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Unternehmen der Privatwirtschaft haben sich hier durchgängige Softwaretools in Ihrem Projektmanagement geschaffen, die für diese eine effiziente Abwicklung der Maßnahmen ermöglichen. Gerade die Koordination, Kosten- und Terminverfolgung und Vertragsmanagement einschl. Dokumentation und Beweisführung ist eine komplexe Aufgabe.
In der VBV existiert hierzu kein durchgängiger Workflow. Es gibt eine Ansammlung von einzelnen Instrumenten (SAP, Vergabedatenbank, DSV, Planet-DV, Planteamserver, Word-Makros, Vergabehandbuch). Daten werden an mehreren Stellen vorgehalten (z.B. Vergabedatenbank und SAP PS) und müssen manuell gepflegt werden. Mitarbeiter haben teilweise keinen Zugriff auf wichtige Daten durch Zugriffsbeschränkungen (z.B. Vergabedatenbank). Einige Anwendungen entsprechen zwar den Vorgaben des Landes, sind aber für die Abwicklung von Bauprojekten ungeeignet (z.B. DSV als zentrale Datenbank für den Schriftverkehr).
Es ist dringend geboten für die Abwicklung von Bauprojekten ein durchgängiges Softwaretool zu integrieren um Projekte im gebotenen Kosten- und Terminrahmen rechtssicher und effizient abzuwickeln.
Zusätzlich sind die verwendeten Softwareprodukte bei der VBV kritisch zu hinterfragen. Teile der eingesetzten Programme sind Exoten, die sich als Standard nicht durchsetzen konnten und wenig verbreitet sind (z.B. Powerproject, PitCup, Planet-PV). Hierdurch ist bei neuen Mitarbeitern ein höherer Schulungsaufwand erforderlich bzw. der Austausch mit Externen erschwert.
Zu guter Letzt ist die Arbeitsplatzausstattung der Mitarbeiter zur prüfen. Gerade bei Bau- und Projektleiter sollten Mobile PCs (TabletPC oder Notebooks) und Smartphones mit Kamera zum Standard gehören.

Schade Schade, Schade...es ist Halbzeit in der Phase 2 (Ihre Meinung) dieser Mitmach-Aktion und diese Rubrik welche Meinung Sie dazu als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter in einer Verwaltung haben hat noch keinen einzigen Eintrag von Mitarbeitern der Verwaltungen....Mein Vorschlag an die Macher: Schicken Sie den link dieser Aktion an alle Verwaltungsmitarbeiter in Baden-Württemberg. Die Hoffnung stirbt zuletzt. MfG Franz Frauenhoffer

Die "Ergebnisse der Runden Tische zur Digitalisierungsstrategie" strotzen vor Bürokraten-Deutsch und aufgeblasenen leeren Worthülsen. Frischer Start-Up- (Gründer-) Geist und innovative Vorgehensweisen bei der Suche nach praktikablen und unbürokratischen Lösungen ist offensichtlich überhaupt nicht gefragt. Was soll (kann) man unter diesen Aspekten überhaupt vorschlagen ?
Günter Klöpfer