Beteiligungsverfahren finden häufig zu umstrittenen Vorhaben statt. Neben den inhaltlichen Streitpunkten sind es häufig Verfahrensfragen, die einen Keil zwischen Verwaltung, Politik und Bürgerschaft treiben. Dies liegt vor allem daran, dass Beteiligungsverfahren in der Regel von Politik und Verwaltung beauftragt werden und somit von dort auch wesentliche Vorgaben gemacht werden. Dienstleister setzen diese um und geraten dabei ebenfalls in den Konflikt hinein. Wie kann es gelingen, dass das Verfahren Akzeptanz erfährt? In der Praxis hat sich die Einsetzung einer Begleitgruppe bewährt.
Begleit- oder Spurgruppen finden schon seit langer Zeit Anwendung in Planungs- und Beteiligungsverfahren. Insofern variieren ihre Rollen und Aufgaben. Welche das sind, hängt vom Kontext ab. Im Rahmen der Dialogischen Beteiligung dient die Begleitgruppe dazu, Transparenz über die Bürgerbeteiligung herzustellen. In der frühen Öffentlichkeitsbeteiligung kann auch Einfluss auf den Prozess genommen werden, wobei hierbei das zu planende Vorhaben in der Regel schon vorgegeben ist.
Im Wesentlichen sollte die Gruppe nicht mehr als ein Dutzend Personen groß sein. Es ist darauf zu achten, dass allen Akteuren des Beteiligungsscopings die Möglichkeit gegeben wird, sich an der Begleitgruppe zu beteiligen. Dort sollten stets auch unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse abgebildet sein.
Begleitgruppen tagen in der Regel nichtöffentlich. Sie veröffentlichen aber ein Protokoll. Videokonferenzen haben sich für diesen Zweck bewährt.
Die Begleitgruppe in der Dialogischen Bürgerbeteiligung
Ein wesentlicher Aspekt ist, dass die Akteure, die am Beteiligungsscoping teilgenommen haben, die Möglichkeit bekommen, sich über den weiteren Beteiligungsprozess zu informieren. Sie können zudem Fragen stellen und Vorschläge machen. Sie trifft aber keine Entscheidungen. Es geht um Transparenz. Daher kann die Begleitgruppe auch Transparenzgruppe genannt werden.
Die Begleitgruppe in der frühen Öffentlichkeitsbeteiligung
In der Öffentlichkeitsbeteiligung kann über ein Beteiligungsscoping und eine Begleitgruppe der Fahrplan für einen Beteiligungsprozess entwickelt werden. Die finale Entscheidung obliegt dem Vorhabenträger oder den Behörden. Stakeholder erhalten dennoch Einfluss auf den Beteiligungs- und Planungsprozess. Vielleicht ergibt sich in dem Austausch, dass über die förmlichen Verfahren hinaus, keine weiteren Beteiligungsmöglichkeiten notwendig sind.
Der Nutzen einer Begleitgruppe?
Der Nutzen einer Begleitgruppe ist nicht immer gleich ersichtlich. Wir haben Beispiele zusammengestellt, die veranschaulichen sollen, welchen Mehrwert eine Begleitgruppe hat.
Beispiel 1: Transparenz und Mitbestimmung über das Verfahren
In der Regel entscheidet der Auftragnehmer und der Auftraggeber in einem Beteiligungsprozess, wie viele Veranstaltungen organisiert werden und wie das Beteiligungsverfahren ablaufen soll. Was aus vergaberechtlichen Gesichtspunkten legitim ist, stößt politisch häufig nicht auf Verständnis, da die Akteure, die sich beteiligen sollen, das Verfahren so akzeptieren müssen, wie es ihnen angeboten wird. Auftraggeber sollten daher mehr Freiheiten bei der Gestaltung der Prozesse einplanen. Die Teilnehmenden der Begleitgruppe, in der auch der Auftraggeber vertreten ist, können gemeinsam überlegen, wie der Auftragnehmer das Beteiligungsverfahren organisieren soll. Das erhöht die Akzeptanz des Verfahrens und damit des Ergebnisses.
Beispiel 2: Unvorhergesehene Entwicklungen
In einem vergangenen Beteiligungsprozess über Bahninfrastruktur wurde, entgegen der Planung, ein Gutachten frühzeitiger fertig und veröffentlicht. Bis zum nächsten Beteiligungstermin konnten die Teilnehmenden dieses Gutachten aber nicht mehr durcharbeiten. Es kam in der Veranstaltung zu langen Debatten, wie nun mit der Situation umzugehen sei. Faktisch ging dadurch ein Tag verloren, weil sich die Teilnehmenden nicht auf ein Vorgehen einigen konnten. Diese Debatte wäre sinnvoller in einer Begleitgruppe geführt worden, die dann ein konsensfähiges Vorgehen hätte beschließen können.
Beispiel 3: Lösung von Verfahrensproblemen
Bei einem anderen Beteiligungsverfahren konnten zu Beginn nicht ausreichend zufällig ausgewählte Teilnehmende rekrutiert werden. Die politisch Verantwortlichen für den Beteiligungsprozess hätten eine Fortführung des Verfahrens nur schwer verteidigen können. Die eingesetzte Begleitgruppe verlangte, dass nochmals Menschen angeschrieben werden sollten und verschob den Starttermin des Verfahrens nach hinten. Dieses Vorgehen wurde in der Öffentlichkeit nicht hinterfragt oder kritisiert.
