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Begleitgruppe

Erklärvideo

Gemeinsam Beteiligungsprozesse entwickeln

Beteiligungsverfahren finden häufig zu umstrittenen Vorhaben statt. Neben den inhaltlichen Streitpunkten sind es häufig Verfahrensfragen, die einen Keil zwischen Verwaltung, Politik und Bürgerschaft treiben. Dies liegt vor allem daran, dass Beteiligungsverfahren in der Regel von Politik und Verwaltung beauftragt werden und somit von dort auch wesentliche Vorgaben gemacht werden. Dienstleister setzen diese um und geraten dabei ebenfalls in den Konflikt hinein. Wie kann es gelingen, dass zumindest das Verfahren Akzeptanz erfährt? In der Praxis hat sich die Einsetzung einer Begleitgruppe bewährt.

Beteiligung über die Beteiligung

Ein wesentlicher Aspekt ist, dass die relevanten Akteure den Prozess mitgestalten und somit auch als ihren eigenen Prozess wahrnehmen. Das heißt, bei der Gestaltung des Verfahrens muss den relevanten Akteuren eine Mitsprache eingeräumt werden. Das geht von der Häufigkeit der Sitzung, über den Fahrplan der Inhalte und den Fortgang des Verfahrens bis hin zur Entscheidung, welche Expertinnen und Experten eingeladen werden sollen. Es geht dabei nicht immer darum, dass jeder seinen Willen bekommt, sondern dass das Verfahren gemeinschaftlich gestaltet wird.

Die Spur wird gelegt

Diese Gruppe, die aus den wesentlichen Akteuren oder wichtigen Einzelpersonen besteht, hat die Aufgabe, gemeinsame Spielregeln festzulegen, den Fahrplan des Beteiligungsprozesses zu entwickeln, die Art und Weise der Beteiligung festzulegen und strittige Fragen zu klären. Wichtig ist, dass die inhaltliche Auseinandersetzung und Debatte über den Gegenstand zu dem eine Beteiligung stattfindet, im Beteiligungsprozess und nicht in der Begleitgruppe geführt wird.

Wer kommt in die Begleitgruppe?

Im Wesentlichen sollte die Gruppe nicht mehr als ein Dutzend Personen groß sein. In der Regel genügen ein oder zwei Gemeinderäte, die sich verpflichten, alle Gemeinderäte über die Arbeit in der Begleitgruppe zu unterrichten. Auch die Verwaltung sollte mit ein oder zwei Personen vertreten sein, genauso wie eine betroffene Bürgerinitiative. Sind viele Gruppen involviert, sollten diese sich auf gemeinsam Vertrete-rinnen und Vertreter einigen. Sind zum Beispiel mehrere Sportvereine betroffen, können diese einen oder zwei Personen benennen, die sie dort vertreten. Es kann Sinn machen, auch lokal bekannte, aber nicht involvierte Personen, wie eine Pfarrerin, einen Apotheker oder eine Schulleiterin mit einzubeziehen. Diese sind meist bekannt und besitzen eine hohe Glaubwürdigkeit. Sie dienen als neutrale Multiplikatoren für das Beteiligungsverfahren.

Wie entscheidet die Begleitgruppe?

In der Regel entscheidet sie per Akklamation oder per Konsens. Bei strittigen Fragen per Mehrheit. Im Vordergrund sollte die einvernehmliche Entscheidung stehen. Begleitgruppen tagen in der Regel nicht-öffentlich, veröffentlichen aber ein Protokoll.

Der Nutzen einer Begleitgruppe ist nicht immer gleich ersichtlich. Wir haben Beispiele zusammengestellt, die veranschaulichen sollen, welchen Mehrwert eine Begleitgruppe hat.

[Links zu Verfahrensbeschreibungen oder Fällen]

Beispiel 1: Transparenz und Mitbestimmung über das Verfahren

  • In der Regel entscheidet der Auftragnehmer und der Auftraggeber in einem Beteiligungsprozess, wie viele Veranstaltungen organisiert werden und wie das Beteiligungsverfahren ablaufen soll. Was aus vergaberechtlichen Gesichtspunkten legitim ist, stößt politisch häufig nicht auf Verständnis, da die Akteure, die sich beteiligen sollen, das Verfahren so akzeptieren müssen, wie es ihnen angeboten wird. Auftraggeber sollten daher mehr Freiheiten bei der Gestaltung der Prozesse einplanen. Die Teilnehmenden der Begleitgruppe, in der auch der Auftraggeber vertreten ist, können gemeinsam überlegen, wie der Auftragnehmer das Beteiligungsverfahren organisieren soll. Das erhöht die Akzeptanz des Verfahrens und damit des Ergebnisses.

Beispiel 2: Was ist der richtige Gutachter?

  • Werden in einem Beteiligungsverfahren Gutachten herangezogen, kann eine Begleitgruppe sich mit der Frage befassen, wer ist ein Gutachter/eine Gutachterin, der/die von allen Seiten akzeptiert wird.

Beispiel 3: Unvorhergesehene Entwicklungen

  • In einem vergangenen Beteiligungsprozess über Bahninfrastruktur wurde, entgegen der Planung, ein Gutachten frühzeitiger fertig und veröffentlicht. Bis zum nächsten Beteiligungstermin konnten die Teilnehmenden dieses Gutachten aber nicht mehr durcharbeiten. Es kam in der Veranstaltung zu langen Debatten, wie nun mit der Situation umzugehen sei. Faktisch ging dadurch ein Tag verloren, weil sich die Teilnehmenden nicht auf ein Vorgehen einigen konnten. Diese Debatte wäre sinnvoller in einer Begleitgruppe geführt worden, die dann ein konsensfähiges Vorgehen hätte beschließen können.

Beispiel 4: Lösung von Verfahrensproblemen

  • Bei einem anderen Beteiligungsverfahren konnten zu Beginn nicht ausreichend zufällig ausgewählte Teilnehmende rekrutiert werden. Die politisch Verantwortlichen für den Beteiligungsprozess hätten eine Fortführung des Verfahrens nur schwer verteidigen können. Die eingesetzte Begleitgruppe verlangte, dass nochmals Menschen angeschrieben werden sollten und verschob den Starttermin des Verfahrens nach hinten. Dieses Vorgehen wurde in der Öffentlichkeit nicht hinterfragt oder kritisiert.


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Gisela Erler

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