Wer nimmt die zufällig Auswahl aus dem Melderegister vor?
Die Auswahl wird von Komm.One, dem kommunalen Dienstleister für die Einwohnermeldedaten, oder der Kommune selbst vorgenommen. Druck und Versand der Unterlagen kann ebenfalls durch Komm.One erfolgen.
Wen schreiben wir an und wie viele?
Zu Beginn muss geklärt werden, wie viele Personen bei dem Bürgerforum mitmachen sollen. Für Kommunen bietet sich eine Zahl zwischen 12 und 50 Teilnehmende an. Die aus dem Melderegister gezogenen Personen werden schriftlich angesprochen. In der Regel melden sich zwischen drei und sechs Prozent der Angeschriebenen zurück und wollen mitmachen. Aus diesen Zahlen lässt sich errechnen, wie viele Personen gezogen und angeschrieben werden müssen, um mindestens die geforderte Zahl an Interessierten zu erhalten. Bei 50 Teilnehmenden und einer Rückmeldequote von 5 Prozent wären dies 1.000 Personen. Aus zwei Gründen sollte diese Zahl aber höher liegen:
- Bei manchen Themen ist die Rückmeldung so gering, dass unter Umständen nicht genügend Menschen teilnehmen möchten.
- Da das endgültige Teilnehmerfeld vielfältig (nicht repräsentativ) sein soll, werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in einem zweiten Schritt final ausgelost. Deshalb sollten sich mehr Menschen zurück gemeldet haben, als Plätze vorhanden sind.
Die fachliche Auswahl aus dem Melderegister ist in der Regel repräsentativ. Sie kann auf Bürgerinnen und Bürger beschränkt werden oder alle Einwohnerinnen und Einwohner umfassen. Grundsätzlich sollten Personen ab 16 Jahre und ohne Altersgrenze nach oben angeschrieben werden. Die Auswahl kann auch bei bestimmten Bevölkerungsgruppen ausgeweitet werden. Zum Beispiel ist es schwer, Jugendliche für die Prozesse zu gewinnen. Um mehr junge Menschen zu erreichen, könnten überproportional mehr junge Menschen unter 21 Jahren angeschrieben werden. Auch Menschen ohne deutsche Staatsbürgerschaft könnten bei der Auswahl stärker berücksichtigt werden. Dies hängt vor allem mit dem Sachverhalt zusammen, der in der Bürgerbeteiligung diskutiert werden soll.
Wichtig: Das Gesetz sieht vor, dass die Absicht, ein Bürgerbeteiligungsverfahren per Zufallsauswahl durchzuführen, drei Wochen vor dem Versand der Einladung auf der Homepage der zuständigen Stelle veröffentlicht wird.
Wie sieht die Einladung aus?
Wir haben unten stehend Vorlagen für ein Anschreiben, ein Rückmeldebogen, ein Hinweisblatt sowie eine Datenschutzerklärung beigefügt. Für letztere übernehmen wir keine Gewähr. Die Anmeldung sollte auch online möglich sein. Dem Schreiben kann auch ein QR-Code hinzugefügt werden. Für das Anmeldeformular und die automatisierte E-Mail-Korrespondenz stellen wir Vorlagen bereit.
Wichtig: Sowohl in dem Einladungsschreiben wie auch in der Bestätigungs-E-Mail sollte nicht der Eindruck erweckt werden, dass die Person teilnehmen kann. Die Rückmeldung ist keine Anmeldung für den Beteiligungsprozess. Es sollte klar formuliert sein, dass in einem zweiten Schritt die endgültigen Teilnehmenden ausgelost werden.